TIETOSUOJASELOSTE

Tämä on Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679 (yleinen

tietosuoja-asetus, englanninkielinen lyhenne GDPR) mukainen seloste henkilötietojen

käsittelyn käytänteistä (tietosuojaseloste).

Alkuperäinen laatimispäivämäärä 26.2.2017. Päivitetty nykyiseksi 19.11.2022.

REKISTERIN NIMI

Jalkapalloseura Tampere United ry:n yhdistetty joukkue-, asiakas- ja jäsenrekisteri

REKISTERINPITÄJÄ

Jalkapalloseura Tampere United ry (myöhemmin seura)

Y-tunnus: 1509072-3

Kalevan puistotie 24 L 1

33500 TAMPERE

hallitus@tampereunited.fi

Puh. +358 20 127 7740

YHTEYSHENKILÖT REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Jalkapalloseura Tampere United ry

Jäsenrekisteri / Vesa Pynttäri

Ilmarinkatu 28 LH 2

33500 TAMPERE

vesa.pynttari (ät) tampereunited.fi

Puh. +358 50 487 6787

JOUKKUEREKISTEREIDEN VASTAAVAT YHTEYSHENKILÖT

Joukkuerekistereiden kirjepostit osoitettava rekisterin yhteyshenkilölle.

JUNIORIJOUKKUEET TAMPERE UNITED/2 MIEHET

Markus Kyöstäjä Henri Savolainen

markus.kyostaja (ät) tampereunited.fi henri.savolainen (ät) tampereunited.fi

Puh. +358 400 524 564 Puh. +358 50 511 9881

NAISET EDUSTUSJOUKKUE TAMPERE UNITED/3 MIEHET

Miisa Heikkinen Henri Savolainen

miisa.heikkinen (ät) tampereunited.fi henri.savolainen (ät) tampereunited.fi

Puh. +358 40 561 1764 Puh. +358 50 511 9881

Jalkapalloseura Tampere United ry – Jalkapalloseura Tampere United ry:n yhdistetty

joukkue-, asiakas- ja jäsenrekisteri tietosuojaseloste – SIVU 2/4

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

1) Jäsenrekisteriä käytetään seuran yhdistyslain (503/1989) 11.1 § mukaisena

jäsenluettelona. Tässä tarkoituksessa rekisterin tietoja käytetään seuran

kokouskutsujen lähettämiseen, jäsenmaksujen laskuttamiseen sekä

jäsenkorttien toimittamiseen. Sähköpostiosoitteita käytetään myös seuran

hallituksen jäsenilleen kohdistamaan tiedottamiseen (jäsenkirje)

2) Joukkuerekistereitä käytetään joukkueen toimintaan osallistuvan pelaajan, tai

joukkueen toimintaan osallistuvan taustahenkilön, toiminnassa tarvittavien

tietojen merkitsemiseen, kausimaksujen laskuttamiseen sekä pelaajille

kohdistettavaan joukkueen tiedottamiseen.

3) Asiakasrekisteriä käytetään seuran myymien tuotteiden, kuten kausikorttien,

pääsylippujen ja seuran kannattajatuotteiden markkinointiin.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTA

Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden

noudattamiseksi (esimerkiksi yhdistyslain mukainen jäsenluettelo), sopimusten

noudattamiseksi (esimerkiksi kausimaksuun sisältyvien varusteiden toimittamiseksi)

sekä rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen turvaamiseksi (esimerkiksi kausimaksujen

laskuttamiseen ja maksujen saantiin). Asiakasrekisterin tietojen käsittelyn oikeusperuste

on rekisteröidyn antama suostumus.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Jäsenrekisteriin merkittyjen kohdalla kerätään ja käsitellään seuraavia tietoja:

● Rekisteröidyn täydellinen nimi ja kotipaikka (yhdistyslaki 11.1 §).

● Sähköpostiosoite (käytetään mm. kokouskutsun ja jäsenmaksulaskun

toimittamiseen).

● Tiedot jäsenmaksujen laskuttamisesta sekä jäsenkorttien toimittamisesta.

Postiosoite kerätään lähtökohtaisesti rekisteröidyltä, mutta rekisteröity voi erikseen

pyytää tietojen poistamista tai jättää sen ilmoittamatta. Kausimaksulaskujen tai muun

jälkikäteen maksettavien tuotteiden/palveluiden laskuttamiseen liittyvistä syistä

postiosoitteen antaminen voi olla kuitenkin pakollista, eikä tällaista tietoa poisteta jos

tiedon säilyttäminen on rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen turvaamiseksi tarpeen;

tällaista rekisteriin merkittyä tietoa voidaan käyttää myös muussa yhteydessä

(esimerkiksi jäsenkortin postittamiseen).

Joukkuekohtaisiin rekistereihin merkitään seuraavanlaisia tietoja niin, että ne ovat myös

joukkueen toimintaan osallistuvien taustahenkilöiden saatavilla:

● Tiedot pituudesta, paidan- tai kengännumerosta tai muusta rekisteröityyn

itseensä liittyvästä tiedosta, jota tarvitaan esimerkiksi joukkueen varusteiden

toimittamisessa.

● Vanheimpainvastuun kantajan tai muun vastaavan henkilön tarpeelliset tiedot,

kuten nimi, sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero.

● Tiedot rekisteröidyn yksilöllisestä lisenssikoodista (esim. Pallo-ID) ja/tai

syntymäajasta.

● Tietoja henkilön osallistumisesta esimerkiksi harjoituksiin tai otteluihin.

Jalkapalloseura Tampere United ry – Jalkapalloseura Tampere United ry:n yhdistetty

joukkue-, asiakas- ja jäsenrekisteri tietosuojaseloste – SIVU 3/4

● Tiedot pelaajan kehittymisen seurannasta, esimerkiksi kuntotestien tulokset.

● Muita sellaisia joukkueen toiminnassa usein tarvittavia tietoja, joiden kerääminen

ja käsittely on tarpeen ennalta tiedossa olevaa tarkoitusta varten.

Rekisteröidyn pelaamiseen liittyvistä syistä voidaan joutua tarvittaessa käsittelemään

seuraavia tietoja, mutta tiedot pidetään erillään joukkuekohtaisista rekistereistä:

● Tieto henkilön syntymäpaikasta ja kansalaisuudesta, jos näitä tietoja tarvitaan

esimerkiksi urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin (pelipassi) tai

vakuutuksen hankkimiseksi.

● Erillinen nuoren pelaajan vakuutustodistus.

● Yksilöidyt tiedot kausi- tai muiden maksujen maksutilanteesta.

Asiakasrekisteriin merkitään seuraavia tietoja:

● Etu- ja sukunimi

● Sähköpostiosoite

● Puhelinnumero

● Postiosoite

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisteröidyltä itseltään (tai hänen lailliselta edustajaltaan) saadut tiedot liityttäessä

seuran jäseneksi ja/tai ilmoittauduttaessa seuran järjestämään urheilutoimintaan, sekä

muut tarpeelliset tiedot, jotka on saatu rekisteröidyltä itseltään. Samoin

asiakasrekisteriin merkittävät tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään

Jäsenrekisteriin merkittyjen tietojen, etenkin kausimaksulaskutuksessa olevien osalta,

virheettömyyden ja paikkansapitävyyden varmistamiseksi rekisteröidyn tietoja voidaan

myös tarvittaessa hankkia ja verrata rekisterissä oleviin tietoihin seuraavista lähteistä:

● Numeropalveluista saadut tiedot.

● Pankkitiliotteesta saatu tieto maksajan täydellisestä nimestä.

● Väestörekisterikeskuksen ylläpitämästä väestötietojärjestelmästä.

● Postin osoitetietojärjestelmästä.

● Muista viranomaisten asiakirjoista, joista selviää henkilön täydellinen nimi tai

osoitetiedot.

TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Joukkue- ja jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja luovutetaan

Suomen Palloliitolle urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin (pelipassi)

rekisteröimistä ja hallinnointia varten, ja käsitellään Suomen Palloliiton ylläpitämässä

Pelipaikka-rekisterissä. Lisätietoja Suomen Palloliiton noudattamasta

tietosuojakäytännöstä voit saada osoitteesta https://www.palloliitto.fi/tietosuoja/.

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta seuran ulkopuolelle muille tahoille.

Yhdistyslain 11 §:n 2 momentin mukaisen jäsenluetteloa koskevan tietopyynnön

yhteydessä jäsenluettelosta luovutetaan vain jäsenen täydellinen nimi ja rekisteriin

merkitty kotipaikka, mutta jäsenluettelosta ei tällöinkään anneta kopiota, vaan

jäsenluettelo on vain tietopyynnön tekijän tarkasteltavissa. Seuran kokousten

Jalkapalloseura Tampere United ry – Jalkapalloseura Tampere United ry:n yhdistetty

joukkue-, asiakas- ja jäsenrekisteri tietosuojaseloste – SIVU 4/4

pöytäkirjoihin merkitään säännönmukaisesti luettelo yhdistyksen jäsenten täydellisistä

nimistä, näiden kotipaikoista sekä kokouksessa paikalla olleista.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET, TIETOJEN SÄILYTYSPAIKKA JA TIETOJEN

SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Tietoja käsitellään, siirretään tai luovutetaan vain Euroopan unionin alueella, Euroopan

talousalueella ja sellaisissa maissa tilanteessa, jossa henkilötietojen käsittelyn suojan

taso on riittävä yleisen tietosuoja-asetuksen V-luvussa mainituilla edellytyksillä.

Rekisteritietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa seuraavissa palveluissa:

● Google Workspace for Nonprofits

● Fennoa Oy, sähköinen taloushallinnon järjestelmä

● Olympiakomitea ry, Suomisport-palvelu

● Rocket Science Group, Mailchimp-palvelu

Rekisteritietoihin pääsy on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin ja salasanoin. Erityisen

arkaluonteisiin tietoihin, kuten nuorten pelaajien vakuutustodistuksiin, pääsy on lisäksi

suojattu kaksivaiheisella tunnistautumisella. Seuran joukkueiden toimintaan

osallistuvien liittymislomakkeet säilytetään erillään rekistereistä.

TIETOJEN TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON OIKAISEMISTA

Rekisteröity voi tarkistaa omat tietonsa olemalla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön.

Rekisteröity voi vaatia tietojensa oikaisemista tai korjaamista olemalla yhteydessä

rekisterin yhteyshenkilöön.

OIKEUS TIETOJEN POISTAMISEEN JA SÄILYTTÄMISAIKA

Rekisteröity voi vaatia suostumuksensa/vapaaehtoisuuden perusteella kerättyjen

tietojen poistamista olemalla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön.

Rekisteröidyn erotessa tai tullessa erotetuksi yhdistyksestä, poistetaan rekisteröidyn

kaikki tiedot erottamispäätöksen tullessa lainvoimaiseksi. Poistetut ja vanhentuneet tai

virheelliset tiedot sekä niiden varmuuskopiot poistuvat lopullisesti muutaman

kuukauden kuluessa poiston tai korjauksen jälkeen, ellei voimassa olevista säännöksistä

muuta johdu (esimerkiksi seuran kokousten pöytäkirjojen säilytysvelvollisuus ja

kirjanpidolliset syyt).

Joukkueen toimintaan osallistuvien liittymislomakkeet sekä joukkuerekistereiden tiedot

poistetaan viimeistään vuoden kuluessa sen kalenterivuoden päättymisen jälkeen, kun

rekisteröity on seuran urheilutoimintaan osallistunut.

OIKEUS KÄSITTELYN RAJOITTAMISEEN JA VASTUSTAMISOIKEUS

Rekisteröity voi kieltää jäsenkirjeen toimittamisen sähköpostiosoitteeseensa olemalla

yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön. Kutsut seuran syys- ja kevätkokoukseen sekä

muihin seuran säännöissä tarkoitettuihin seuran kokouksiin toimitetaan kuitenkin

kaikille jäsenrekisterissä oleville.